Wie bewerte ich die Abrechenbarkeit meiner Arbeitsstunden?

Die Bewertung der Arbeitszeit ist eine ganz wesentliche Entscheidung des Mitarbeiters. Durch seine Beurteilung der Abrechenbarkeit gibt er der  Geschäftsführung oder Projektleitung die Möglichkeit,  die Quote abrechenbarer Stunden im Unternehmen zu erhöhen und damit den Erfolg zu steigern.  Denn durch die Zeiterfassung von Reporta werden schlummernde Reserven aufgedeckt und effektiv in Erfolg umgesetzt.

Der Mitarbeiter muss seinen Zeiteintrag als „abrechenbar“, „nicht abrechenbar“ oder „vielleicht abrechenbar“  bewerten.


Abrechenbar:


Ein Zeiteintrag ist als „abrechenbar“ zu bewerten, wenn der Mitarbeiter nach seinem Kenntnisstand davon ausgehen kann, dass die Tätigkeit sich vollständig auf den erteilten Auftrag des Kunden bezieht.

Der Mitarbeiter kann hingegen in der Regel nicht wissen und daher nicht entscheiden, ob seine Arbeit auch tatsächlich gegenüber dem Kunden abgerechnet werden kann. Dies entscheidet nämlich nicht der sachbearbeitende Mitarbeiter, sondern die Geschäftsführung oder die Projektleitung, die mit dem Kunden eine entsprechende Honorierung der Leistung vereinbart hat. Dementsprechend entscheidet der Mitarbeiter nur, ob die Leistung gegenüber dem Kunden als auftragsbezogene Leistung dargestellt werden kann - unabhängig davon, ob der Kunde  auf Basis einer Pauschale, eines Kostenvoranschlags  oder eines Stundennachweises bezahlt.  

Folgende Kontrollfrage sollte daher gestellt werden:
Geht der Kunde davon aus, dass diese Tätigkeit im Rahmen seines Auftrags anfällt oder wäre er überrascht ?

Deutlicher wird der Unterschied noch, wenn man eine "nicht abrechenbare Leistung" erbracht hat.


Nicht abrechenbar:


Ein Zeiteintrag ist als „nicht abrechenbar“ zu bewerten, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitskraft nicht auftragsbezogen einsetzen konnte. Dies ist dann der Fall, wenn man dem Kunden den hier entstandenen Zeitaufwand nicht guten Gewissens als auftragsbezogene, zu bezahlende Leistung darstellen kann.

Wichtig: Selbstverständlich wird der Mitarbeiter damit nicht aufgefordert, zuzugeben, dass er sinnlos Arbeitszeit vergeudet hat. Genau dies ist auch nicht gemeint. Der Mitarbeiter soll vielmehr dem Projektverantwortlichen den Hinweis geben, dass auf einem Projekt Tätigkeiten anfallen, die offensichtlich nicht abrechenbar sind. Damit wird die Grundlage für den Projektleiter gesetzt, sich Gedanken zu machen, wie man diese nicht abrechenbaren Tätigkeiten verhindern oder sogar in verkaufbare, abrechenbare Leistung umwandeln kann.

Typische projektbezogene, jedoch nicht abrechenbare Tätigkeiten sind ungewöhnlich lange Bearbeitungszeiten, doppelte Bearbeitung, nicht verwertbare Arbeitsergebnisse, Arbeitsbehinderung, lange Meetings, aufwändige Reisen usw. Die Ursachen hierfür können sich aus veralteter Arbeitstechnik, schlechter Kommunikation, mangelnder Arbeits- und Ablaufplanung, unklarer Auftragsannahme oder personellen Defiziten ergeben. Dies ist im Einzelfall zu klären, damit enstprechend entgegen gesteuert werden kann.


Vielleicht abrechenbar:


Durch die Option „vielleicht“ abrechenbare Zeiteinträge kann der Mitarbeiter darauf hinweisen, dass er möglicherweise eine Tätigkeit ausgeführt hat, die nach seinem Kenntnisstand nicht abgerechnet wird, jedoch abgerechnet werden sollte.

Typisches Beispiel ist die Nachbeauftragung von bereits laufenden Projekten. Der Kunde gibt weitere Aufgaben an den sachbearbeitenden Mitarbeiter, die er zuvor nicht im Rahmen des ursprünglichen Auftrags angefragt hatte. Wird hier nun nach Kostenvoranschlag oder Pauschale abgerechnet, kann es  passieren, dass solche Stunden untergehen und damit im Ergebnis einen Umsatzverlust bedeuten.

Mit Reporta ist es nun möglich, auch diesen Aufwand für die Geschäftsführung oder Projektleitung sichtbar zu machen. Der Mitarbeiter leistet also einen ganz wichtigen Beitrag dazu, die Quote abrechenbarer Stunden im Ergebnis zu steigern.

Genau das ist das gemeinsame Ziel, an dem wir arbeiten.

Zusammenfassung

Die Bewertung der Abrechenbarkeit von Stunden bedeutet:


Geht ein Kunde davon aus, dass die angefallene Tätigkeit zu seinem Auftrag gehört, dann ist die Leistung grundsätzlich abrechenbar. Auf die tatsächliche Abrechnung hat diese Einschätzung aber keinen direkten Einfluss.

Die Kommunikation zwischen den sachbearbeitenden Mitarbeitern und der Geschäftsführung/ Projektleitung wird durch Reporta und die Zeiterfassung aktiv gestaltet. Den Beteiligten bietet sich eine erfolgssteigernde Transparenz zur Verbesserung der abrechenbaren Leistungen im Unternehmen.

Die Beteiligten denken genauer darüber nach, was sie eigentlich für wen erledigen und ob es dem Betrieb überhaupt nutzt. Die Anzahl abrechenbarer Stunden steht nicht in einem Zusammenhang mit der Frage, ob ein einzelner Mitarbeiter effektiv arbeitet. Es geht nur um die Frage, ob die Geschäftsführung die Leistung ihrer Mitarbeiter optimal vermarktet, denn das ist ihre Aufgabe.  

Diese Vorgehensweise erhöht zwangsläufig die Quote tatsächlich abgerechneter Stunden, da die Mitarbeiter durch die ständigen Verbesserungen mehr abrechenbare Stunden produzieren und der Geschäftsführung oder Projektleitung quasi zum Verkauf anbieten.                
                            

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