Warum soll ich meine Stunden auf Abrechenbarkeit prüfen und bewerten?

Mit Reporta geht keine Stunde mehr verloren. Denn: Mitarbeiter dokumentieren ihre gesamte Arbeitszeit  in der Online-Stundenerfassung. Dabei können sie in Reporta zunächst einmal selbst die Abrechenbarkeit der aufgebrachten Arbeitszeit beurteilen.

Die Bewertung dient somit vorrangig als Kommunikationsmittel zwischen dem Mitarbeiter und der Projektleitung bzw. Geschäftsführung.  Anhand der Einschätzung der Mitarbeiter und der später tatsächlich gegenüber dem Kunden berechneten Stunden bzw. Honoraren kann erkannt werden, ob der Betrieb seine abrechenbaren Stunden tatsächlich optimal an den Kunden weiterreicht.  

Das bedeutet zum Beispiel:  Liegt die Anzahl der abrechenbaren Stunden weitaus höher als gegenüber dem Kunden abgerechnet wird, erhält der Kunde im Ergebnis mehr Leistung für weniger Geld.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass der Mitarbeiter zusammen mit dem Projektleiter erkennt, dass bestimmte Arbeitsleistungen nicht dem entsprechen, wofür der Kunden bereit ist, zu bezahlen. Dann liegt das Problem z.B. in einer mangelnden innerbetrieblichen Abstimmung oder der Arbeitsablauf ist zu verbessern. Desweiteren kann es sein, dass das Dienstleistungsangebot zu überdenken ist, da es vielleicht in dieser Ausgestaltung nicht mehr marktgerecht angeboten werden kann. Diese Entwicklungen können gar nicht früh genug erkannt und behoben werden. Genau hierzu dient die Zeiterfassung von Reporta.

Hier noch weitere Beispiele:

1. Der uneinsichtige Kunde


Der Kunde beauftragt die Gestaltung einer Verpackung. Der Projektleiter kalkuliert 10 Stunden für die grafische Ausarbeitung einer solchen Verpackung.  Im Ergebnis werden jedoch intern 3 Ansätze entworfen und man entscheidet sich zum Schluss für eine Verpackung, die dem Kunden vorgestellt wird. Insgesamt sind 30 Stunden „Entwurf“ eingetragen, nämlich für jeden Entwurf 10 Std. Die 3 Grafiker stufen ihre Arbeit als „abrechenbar“ ein.

Die entscheidende Frage: Weiß der Kunde, dass insgesamt 3 Entwürfe gefertigt wurden oder nicht?

a) Wenn dem Kunden die Anfertigung von 3 Entwürfen bekannt ist, dann müsste er auch konsequenterweise 30 Stunden bezahlen. Zahlt er jedoch nur 10 Stunden für die Verpackung, die im Ergebnis genommen worden ist, dann ist die Frage zu stellen, ob intern ein Verpackungsdesign anders kalkuliert und organisiert werden muss. Es wäre hier also zu klären, wie man den Kunden dazu bekommt, 3 Entwürfe zu bezahlen, wenn er diese auch bestellt hat. Andernfalls könnte er auch nur einen Entwurf verlangen. Die Geschäftsführung muss also die Leistung besser verkaufen.
b) Wenn der Kunde nichts von der Anfertigung von 3 Entwürfen weiß, dann ist die Frage, ob der Projektleiter seine Kalkulation verbessern sollte oder die Fertigung einer Verpackung besser organisieren muss, damit der Zeitaufwand innerhalb der kalkulierten 10 Stunden bleibt.

In beiden Fällen hilft die Einschätzung des Mitarbeiters, diese Fragen zu stellen und das Problem konstruktiv zu lösen.

 

2. Der dunkle Keller


Auch dieses Beispiel zeigt, wie im Ergebnis nicht abrechenbare Stunden zu einem positiven Endergebnis führen können.

Ein Architekt betreibt ein Architekturbüro. Die Mitarbeiter bedienen sich sehr häufig älterer Pläne, die insgesamt in einem Keller auf der gegenüberliegenden Straßenseite in Papprollen verstaut sind. Bis zur Einführung von Reporta haben die Mitarbeiter die teilweise sehr langwierigen Suchprozesse in dem Aktenkeller nicht erwähnt. Der Inhaber hat diese Prozeduren mangels Zeiterfassung nicht bemerkt. In Reporta fanden sich nun vermehrt folgende Einträge der Architekten : „Recherche alte Pläne Reisigstraße 9“ / nicht abrechenbar.

Erst mit Reporta konnte festgestellt werden, dass hier projektbezogene Tätigkeiten von teuren Mitarbeitern geleistet wurden, die der Kunde niemals bereit gewesen wäre, zu bezahlen.

Im Ergebnis hat man den Kellerraum gekündigt (monatliche Ersparnis: 450 Euro), für 3.000 Euro einmalig einen hochwertigen DIN A 3 Scanner zusammen mit einer Dokumentenablagesoftware angeschafft und für 900 Euro alle Pläne von einem Studenten einscannen lassen. Die Suchzeiten der Mitarbeiter reduzierten sich von ca. 90-120 Std. auf 0 (Kostenersparnis von ca. 2.700 Euro bis 3.600 Euro) und dem Betrieb standen 90-120 Stunden mehr Stunden zur Verfügung, die einem anderen Kunden gegenüber vielleicht abrechenbar sind. (Ungefähres Umsatzpotenzial von 8.000 Euro bis 11.000 Euro).

An diesem Beispiel wird deutlich, dass Reporta besonders auch die noch ungenutzten Potenziale des Betriebs - nämlich die nicht abrechenbaren Stunden herausstellt - und in erfolgreiche Arbeit umsetzt, was im Ergebnis Mitarbeiter und Geschäftsführung gleichermaßen zufrieden stellt.

Ähnliches Potenzial verbirgt sich hinter...

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