TIPP - Mobile Belegerfassung mit Dropbox und DocScanner

 

Der Fall: Mitarbeiter ist auf Reisen und seine Reisebelege finden erst Tage oder Wochen später den Weg in Reporta. Wo bleibt da die Aktualität?

Lösung: Mobile Belegerfassung mit Dropbox und DocScanner

Sicherlich kommt es immer wieder vor, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter auf Reisen verschiedene Belege haben (z.B. Hotelrechnungen, Tankquittungen, Taxiquittungen usw) und Sie manchmal erst Tage nach der Rückkehr dazu kommen, diese Belege zu erfassen oder an das Backoffice weiterzugeben.

Dadurch laufen Sie nicht nur Gefahr, evtl. Belege zu verlegen sondern Sie und Ihre Kollegen und Projektleiter bzw. Unternehmensverantwortlichen 'verlieren' evtl. den Echtzeit-Überblick über Ihre Projekte. Unzufriedene Gesichter allerorts.

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Nachfolgend zeigen wir Ihnen anhand der Apps von Dropbox und DocScanner eine einfache Möglichkeit, Belege in Echtzeit zu erfassen und so schon vor Ihrer Rückkehr ins Büro bereits alle Daten "überspielt" zu haben, frei nach dem Motto: "Eben noch unterwegs , jetzt schon in Reporta".

(Voraussetzung hierfür ist ein Dropbox Account mit geteiltem Ordner, die installierte Dropbox App, die DocScanner App und ein funktionierendes Backoffice :-).

Und so geht's:

Starten Sie in Ihrem Mobilen Gerät die DocScanner App und benennen Sie die zu erstellende Datei (z.B. Saturn16022012). wählen Sie PDF (oder jpg) und die Option Open In

Drücken Sie unten links auf das Kamera-Symbol.

Visieren Sie nun den Beleg an, die Ränder werden automatisch erkannt, und klicken Sie auf das Kamera-Symbol.
(Je nach Einstellung erfolgt das Auslösen auch automatisch, wenn die Ränder klar erkannt wurden und der Autofocus abgeschlossen ist.)

Das so erstellte Foto erscheint auf dem Bildschirm. Nun entweder durch Retake das Bild neu erstellen, eine weitere Seite hinzufügen (add page) oder mit Start Scanning den Scanprozess starten.

Der gescannte Beleg (hier gemäß Einstellung in s/w) erscheint und kann nun bearbeitet werden oder durch klicken auf das Diskettensymbol gespeichert werden

In dem nun folgenden Bildschirm wählen Sie Öffnen in ....

und wählen Sie Dropbox

Die Dropbox App wird automatisch gestartet. Navigieren Sie  zu dem vorher erstellten Ordner mit Freigabe für Ihr Backoffice oder erstellen Sie einen neuen Ordner und klicken Sie auf Hochladen.

Der Beleg wird  in die Dropbox geladen und ist somit für jeden Ordner-Teilnehmer ersichtlich....

 

.... und kann dann wie gewohnt über die Reporta Belegerfassung in Reporta geladen werden.

 

FERTIG - der Vorgang dauert nicht länger als 20 Sekunden!

Natürlich funktioniert dieses auch mit anderen Apps und Online Speichern, weshalb das Vorstehende als exemplarisch gelten soll.

(Die Anleitung bezieht sich auf DocScanner Version 5.0. Die Funktionalität mit Version 6.0 oder höher ist teilweise sogar noch vereinfacht worden.

 

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