Ich habe noch alte vorgemerkte Zahlungen, die aber bereits bezahlt wurden

Es kann je nach Arbeitsweise vorkommen, dass noch Belege in den vorgemerkten Zahlungen auftauchen, obwohl diese bereits wissentlich bezahlt wurden (z.B. aus der Zeit bevor unter "Kontoumsätze" der Kontoauszug abgeglichen wurde).

Hierbei sind dann zumeist ältere Kontoauszüge nicht mehr verfügbar und können also nicht als Beleg genutzt werden.

Vorgehensweise:

Um die tatsächlich bereits bezahlten Beleg aus den "vorgemerkten Zahlungen" zu entfernen, bitte einmal die Liste der "vorgemerkten Zahlungen" aufrufen (entsprechende Filterung ist hierbei zu beachten) und als Excel-Datei exportieren. Diese Datei ausdrucken und als 'fiktiven Kontoauszug' in der Belegerfassung hochladen und in Zahlungen  schieben.

Nun in Bank & Kasse  unter Kontoumsätze die vorgemerkten Zahlungen gegen den vorher erstellten 'fiktiven Kontoauszug' buchen. die Zahl der Umsatzeinträge eintragen (wie bei einem normalen Kontoauszug) und den Zahlungsbeleg abspeichern.
Als Datum könnte z.B. ein Quartlsende oder das Jahresende genommen werden. (Dadurch hätte man die Möglichkeit die nun bezahlten Belege doch noch zu lokalisiern und die Zahlung rückgängig zu machen, für den Fall , dass die Zahlung doch nicht wie angenommen erfolgte).

Damit sind nun die vorgemerkten Zahlungen als tatsächliche Zahlungen verbucht worden und tauchen hier nicht mehr auf.
In der Belegliste  sind diese Belege fortan als "bezahlt" markiert.

Wichtig:
Vor Durchführung der vorbeschriebenen Vorgehensweise sollte genau geprüft werden, ob auch tatsächlich alle Belege bereits bezahlt wurden, da ansonsten das spätere Lokalisieren erschwert wird  (z.B. über Filterung nach Zahlungsdatum)

 

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